【行政書士が監修】就労ビザ更新の必要書類・期限は？不許可を防ぐポイントも解説

日本で働く外国人の方にとって、就労ビザの更新は日本でのキャリアを左右する重要な手続きです。一度許可を得ているからといって、次も当然通ると油断するのは禁物です。特に、転職を経験した方や、年収に変動があった方は、不許可のリスクを最小限に抑えるための準備が欠かせません。

本記事では、行政書士の視点から、在留期間更新許可申請の最新ルール、カテゴリー別の必要書類、不許可を防ぐためのポイントを解説します。最後まで読むことで、より確実な更新への道筋が見えるはずです。

就労ビザ更新が必要なのはどのような場合？

外国人が日本で働くには、就労ビザ（在留資格）が必要です。就労ビザには期限があり、更新手続きを怠るとオーバーステイ（不法滞在）となり、日本でのキャリアが断たれるリスクがあります。既に就労ビザをもっている人がおこなう手続きである「在留期間更新」と「在留資格変更」の違いを確認し、自分に必要な手続きを把握しましょう。

在留期間更新許可申請｜現在の在留資格で期間を更新する

現在もっている就労ビザ（在留資格）と同じ活動内容で、日本に滞在できる期間を延長する場合の手続きです。引き続き現在と同じ業務内容で働くケースがこれに当たります。

在留期間内に転職したとしても、新しい会社での業務内容が現在の在留資格で許可されている活動の範囲内であれば、後述する変更許可申請は不要です。

前回の在留資格許可・更新時からマイナスの変化がないことが重要です。給与水準が維持されているか、税金や年金を滞りなく納めているか、会社側も引き続き雇用し続けられる安定した経営状態にあるかなどが厳しく審査されます。

在留資格変更許可申請｜転職や業務変更で在留資格の種類を変える

転職などを機に、現在の就労ビザでは認められていない新しい活動を始めようとする場合におこなう手続きです。

たとえば、「技能」ビザで調理師として働いていた方が、貿易会社の事務職に転職する際に「技術・人文知識・国際業務」ビザに変更する場合が該当します。会社員を辞めて起業する場合も、「経営・管理」ビザへの変更が必要です。

変更の許可を得ずに新しい仕事を始めると、不法就労にあたります。最悪の場合、外国人本人は日本で働けなくなってしまいます。働かせた会社も不法就労助長罪に問われ、厳しい罰則を受け、社会的な信用を失うリスクがあるため要注意です。

学歴や職歴が新しい仕事の内容と合っているか厳しく審査されるため、実質的に新規申請と同等の準備が求められます。在留期間の更新時期と転職が重なる場合は、どちらの申請をおこなうのが適切かを専門家に相談しましょう。

就労ビザ更新の基本ルール

就労ビザの期限ギリギリになってから慌てないように、スケジュールを把握して余裕をもって手続きを進めることが重要です。以下では、就労ビザ更新の基本的なルールを確認していきましょう。

申請期間は在留期限の3ヵ月前から

就労ビザの更新許可申請は、在留期限の満了する日の3ヵ月前から受付開始されます。期限が5月31日の場合、3月1日から申請が可能です。

「期限の数日前に申請すればいいだろう」と考えるのは危険です。期限当日に申請が受理されなかった場合、その瞬間にオーバーステイが確定してしまいます。

必要書類の発行に時間がかかるケースもあるため、不測の事態に備えて早めに準備に取り掛かりましょう。

審査期間の平均は2週間〜1ヵ月

更新許可申請の標準的な審査期間は、2週間から1ヵ月程度が目安とされています。実際には、年度末の1〜3月頃は4月入社の外国人の申請が殺到するため、審査に1ヵ月半〜2ヵ月近くかかることも珍しくありません。

また、在留期間中に転職している、税金の滞納歴があるなど、入管側がより詳細な調査をおこなう要素がある場合は、審査期間が長引く傾向にあります。審査の途中で入管から追加書類の提出依頼があった場合、適切に対応しないと不許可のリスクが高まります。

結果として想定していた期間内に更新の許可が下りない可能性もあるため、特に転職直後の方や会社が新設企業の場合は、余裕をもったスケジュールを立てましょう。

期限が切れても最大2ヵ月は特例で滞在・就労が可能

在留期限までに更新申請が正式に受理されていれば、もし審査中に期限を過ぎてしまっても、結果が出るまでの間は合法的に滞在・就労できるという特例措置があります。期間は最大で在留期限から2ヵ月間です。

在留カードの裏面に「申請中」のスタンプがあること、またはオンライン申請の受付完了メールが特例期間中の証明になります。 

しかし、特例期間があるからといって安心しきってはいけません。追加資料の対応遅れなどが原因で2ヵ月を過ぎた場合や、申請が不許可となった場合は、その時点で在留資格を失います。

特例期間はあくまでも審査が長引いた時のための保険と考え、期限直前の申請は避けましょう。確実に日本での活動を続けるためには、期限内に余裕をもって更新手続きを終えておくのが正攻法です。

窓口申請とオンライン申請が選べる

在留期間更新申請は、入管の窓口へ行く方法とオンライン申請の2種類から選択できます。

窓口申請のメリットは、入管の職員と対面で話せるため、書類の形式的なミス（印影のボケや写真のサイズ違いなど）をその場で指摘してもらえる点です。

しかし、窓口は混雑していることが多く、数時間の待ち時間が発生するケースもあるほか、交通費や移動時間もかかります。平日に仕事を休んで入管へ行くのは、多くのビジネスパーソンにとって大きな負担です。

一方、オンライン申請はマイナンバーカードがあれば24時間いつでも自宅やオフィスから申請でき、新しい在留カードも郵送で受け取れます。一度も入管に足を運ばずに手続きを完了させられるのがメリットです。ただし、提出書類のPDF化やマイナンバーカードの読み取りなど、環境整備に手間がかかることもあります。

自分にとって負担が少なく、ミスなく申請できる方法を選ぶことが大切です。不安な場合は、全ての手続きを代行してくれる行政書士に依頼することも検討するとよいでしょう。

就労ビザ（在留資格）の更新許可申請については、ai行政書士法人にお気軽にご相談ください。

就労ビザ更新の必要書類チェックリスト

就労ビザ更新の審査がスムーズに進むかどうかは、提出する書類の精度で決まります。入管は提出された書類のみで状況を判断するため、たった1枚の書類不足が審査の遅延や不許可を招くこともあります。外国人本人と会社側が準備すべき書類を確認しましょう。

本人が用意する書類

就労ビザの更新許可申請のために外国人本人が準備する主な書類は以下のとおりです。

※所属機関がカテゴリー1、2に属する場合は提出不要

在留期間更新許可申請書は在留資格の種類によって様式が異なるため、必ず該当する在留資格の様式を出入国在留管理庁のWebサイトからダウンロードしましょう。

また、同じページから入手できる「在留資格認定証明書交付申請書」や「在留資格変更許可申請書」と間違えないように注意が必要です。

証明写真は、在留カードの顔写真として今後数年間使われます。現在の在留カードの写真と同じものを使い回すことはできません。申請から3ヵ月以内に撮影した、無帽・無背景の鮮明な写真を使いましょう。スマートフォンアプリでの加工や、カラーコンタクトは本人確認に支障が出るため認められません。

日本の行政手続きでは、書類が丁寧に作成されているか、シワや汚れがないかといった点も、申請者の誠実さを測るひとつの指標として見られる傾向があります。ぐちゃぐちゃに折れ曲がった書類や、書き直しの跡が目立つ申請書を出すことは、ネガティブな印象を与えかねません。書類は丁寧に書き、丁寧に扱うといったちょっとした配慮が心証アップにつながります。

会社に用意してもらう書類

会社に用意してもらう書類は、所属機関が属するカテゴリーによって異なります。大きな会社や安定した会社ほど、出す書類が少なくて済むしくみです。

企業が準備する書類は、外国人が安定して働ける環境があるかを確認するものです。どのカテゴリーにも共通の提出書類は以下です。カテゴリー1~3に該当することを証明できない場合はカテゴリー4となります。

• 在留期間更新許可申請書（所属機関等作成用）
• カテゴリー1~3のいずれかに属することを証明する書類
• 派遣契約に基づいて就労させる場合は、派遣先での活動内容がわかる労働条件通知書・雇用契約書等

多くの中小企業はカテゴリー3に該当し、会社の財務状況を示す決算書まで求められます。赤字の場合はさらに、赤字の理由と今後の立て直しの見込みを説明する事業計画書が必要です。

書類の作成に時間がかかる場合があるため、在留期限の3ヵ月前には申請書を提出できるよう、逆算して準備を進めましょう。

住民税の課税・納税証明書の注意点

所属機関がカテゴリー3,4に該当する場合、課税証明書（いくら税金がかかっているか＝年収の証明）と納税証明書（税金を実際に納めたことの証明の2種類です。

証明書を取得する際は、年度に注意しましょう。前年の年収に基づく住民税についての証明書を取得できるのは、毎年6月頃からです。基本的には、申請時点で取得できる最新年度分を提出すれば問題ありません。

ただし、6月の年度切り替え直後の申請には注意が必要です。令和8年6月に「令和8年度」の証明書を取得すると、課税証明書には令和7年（前年）中の年収が載ります。一方、納税証明書には「未納」と記載される場合があります。

令和8年度の住民税は、令和7年中の所得をベースに計算され、6月から翌年5月にかけて後払いするしくみで、6月時点ではまだ納期限が来ていないためです。

納期限を過ぎても納めていないわけではないため、この時点での未納が原因で更新が不許可になることはありません。これまでの分を期日を守って納付していることを示すため、あえて前年度分の納税証明書も併せて提出することも有効です。

また、所属機関がカテゴリー1や2の場合、住民税の納税状況が確認されないわけではありません。大企業の場合、社員の住民税は会社が給与から天引きして代わりに納める「特別徴収」が徹底されていると信頼されているため、個別の証明書の提出が免除されているにすぎません。入管は納付状況を確認できるため、仮に未納が見つかった場合は審査にマイナスになります。

転職している場合に追加で必要な書類

前回の更新時から勤務先が変わっている場合、今回の申請は単なる期間延長ではなく、実質的な新規審査とみなされます。転職後の職務内容が在留資格の基準を満たしているかを厳しくチェックされます。

カテゴリー1・2企業へ転職した場合は、企業の信頼性が既に担保されているため、所属機関についての追加書類は原則としてありません。しかし、カテゴリー3・4（中小企業や新設会社）へ転職した場合は、会社の安定性と職務の専門性を証明するために、以下の資料が必要です。

雇用理由書は公式の必要書類リストに載っていませんが、新しい会社での職務内容が専門的であることを補足説明するために、提出が推奨されます。

同じ職種での転職であっても、所属機関が変わると扱う技術や役割が異なります。特に追加資料が求められやすいカテゴリー3・4の会社へ転職した方は、行政書士などの専門家のアドバイスを受け、補足資料を含めて整えると安心です。

必要書類がわからない場合や自力で作成するのが難しい場合は、ai行政書士法人へご相談ください。

忙しい方向け！オンライン申請のすすめ

仕事が忙しく、平日の日中に窓口へ行く時間が取れない方にはオンライン申請がおすすめです。ここでは、オンライン申請で効率的に更新手続きを完了させる方法を解説します。

オンライン申請のメリット

オンライン申請は24時間365日いつでも申請可能です。新しい在留カードも郵送で受け取れます。以前は申請時とカード受取時の計2回入管に行く必要がありましたが、オンライン申請なら一度も足を運ばずに手続きを完結させられるケースが多いです。

また、提出した書類の控えがデータとして残るため、将来の再申請時や記録管理も楽になります。忙しいビジネスパーソンにとってメリットの大きい方法です。

オンライン申請を利用できる人の条件

オンライン申請を利用するにはいくつかの条件があります。まず、申請者本人が有効なマイナンバーカードをもっており、かつ署名用の電子証明書が有効であることが前提です。

申請環境として、ICカードリーダーを接続したパソコン、またはマイナンバーカード読み取りに対応したスマートフォンが必要です。さらに、会社から受けとる決算書などの書類も全てスキャンしてPDF形式にします。デジタル環境が整っていない方や、パソコン操作に不安がある方の場合は、無理をせず窓口申請を選択するか、専門家に依頼することをおすすめします。

マイナンバーカードをこれから発行する場合、申請から受け取りまで約1ヵ月かかります。更新期限まで残り1ヵ月を切っている状況であれば、マイナンバーカードが届く前に在留期限が過ぎてしまうリスクが極めて高いです。この場合も、速やかに窓口での申請に切り替えましょう。

マイナンバーカードを活用した申請の流れ

オンライン申請をおこなう際は、出入国在留管理庁が運営する「在留申請オンラインシステム」を利用します。申請の流れは以下のとおりです。

1. 在留申請オンラインシステムから利用者登録する（初回のみ）
2. マイナンバーカードを読み取り、ログインする
3. 画面上のフォームに、現在の勤務先情報などを入力する
4. 添付書類をPDF形式でアップロードする
5. マイナンバーカードで電子署名する
6. データを送信する
7. 審査完了のメールを確認する
8. 手数料分の収入印紙を貼った納付書と、現在の在留カード、返信用封筒を入管へ郵送する
9. 郵送で新しい在留カードを受けとる

標準的な審査期間は2週間〜1ヵ月程度です。転職後初めての更新や、繁忙期の申請、追加資料が必要な場合は2ヵ月近くかかるケースも珍しくありません。

在留期間更新許可申請の手数料は、2025年4月からは6,000円に値上げされており、2026年4月からは8,000円に再改定される見込みです。

入管がチェックする4つのポイント

就労ビザの更新は、形式的に書類を出すだけでは足りません。審査の際には、専門性と業務内容の整合性や、企業の経営安定性、公的義務の履行が重視されます。ここでは、主要な4つのチェックポイントを深掘りします。

1. 学歴・職歴と業務内容の整合性

外国人本人の学歴・職歴と現在の業務内容につながりがあるかという点は厳密に確認されます。たとえば、大学で経済学を学んだ方が、貿易実務や海外営業職として働く場合、専攻と実務のつながりが直感的にわかりやすく、整合性の証明は比較的容易です。

一方、経済学部出身の方がITエンジニアとして働く場合、審査官としては「文系なのになぜ高度な技術職が務まるのか？」という疑問が生じます。この場合、以下のような専門性との関連付けが必要です。

• 経済学部で学んだ「統計学」「計量経済学」「経営情報システム」などが、業務におけるデータ分析やシステム設計に必要であることを説明する
• 企業の経営課題を解決するためのシステムコンサルティングなど、経済・経営の専門知識が活きる業務であることを強調する
• 入社後に会社が実施した数ヵ月にわたる高度なIT研修により実務能力を補完していることを証明する

また、業務の実態が店舗での接客や倉庫作業、配送などの単純労働であると判断されると、更新が認められません。小規模な会社や、複数店舗を運営する会社に勤務している人ほど、現場作業ばかりしているとみなされないよう説明を尽くす必要があります。

2. 日本人と同等額以上の報酬があるか

就労ビザを維持するためには、日本人社員と同等額以上の給与を継続的に受けていることが条件です。外国人を低賃金で雇うことで日本の労働市場を乱したり、外国人の生活を困窮させたりすることは許されません。

具体的な基準は地域や職種によって異なりますが、一般的には基本給だけで月給20万円以上がひとつの目安です。ただし、同じ職種の日本人社員が30万円もらっている場合は、外国人社員も同様の給与水準が求められます。

企業内に同じ職種の社員がいない場合は、近隣の同業他社の求人票などを参考にし、客観的に妥当な金額の報酬を設定していることが重要です。

3. 税金・年金・健康保険の支払い状況

公的義務の履行は、以前は住民税の納税状況が主なチェック対象でしたが、国民年金や健康保険の支払い状況まで詳細に確認されるようになってきました。

特に、会社を辞めてから次の会社に入社するまでの数ヵ月の空白期間がある方は要注意です。住民税が給与天引きから自分で納付書を使って納める方法に切り替わる可能性があります。また、会社の社会保険から抜けて、国民年金や国民健康保険に切り替わった場合、自分で保険料を納める必要があります。

自分で納付すべき保険料を滞納してしまうと、素行不良とみなされてしまいます。事前に納税証明書やねんきん定期便を見て、納付忘れがないか確認すると安心です。もし未納が発覚した場合は、申請前に必ず全額の納付を終え、遅れた理由と反省を記した理由書を提出しましょう。

4. 会社の経営状態

就労ビザ更新の審査は、所属する企業も対象です。企業が安定した給与を支払い続けられるかどうかを、決算書などの資料から判断します。

特にカテゴリー3や4の中小企業の場合、赤字や債務超過があると、雇用の継続性に疑問を持たれ、更新が不許可になるリスクが高まります。

懸念要素がある場合でも、税理士や公認会計士の署名が入った事業計画書を提出することで許可が得られるケースもあります。不安な要素がある場合は、会社や専門家と協力して補足資料を早期に準備することが重要です。

こんな時は要注意！更新が難しくなるケースと対策

転職の有無、収入の変動、過去の交通違反など、個別の事情によって審査のハードルは高くなります。ここでは、難易度の高いケースを取り上げ、不許可を避けるための具体的な対策を専門家の視点で解説します。

転職後に就労資格証明書を取得していない場合

転職をした際に在留資格の変更が必要ない場合、「就労資格証明書」の発行手続きをおこなうことが推奨されます。これは、新しい会社での仕事が現在の就労ビザの活動範囲内であることを入管に証明してもらう書類です。

これを発行していない場合、在留期間更新許可申請で初めて転職先の審査がおこなわれます。事実上、新規申請と同様の厳しい審査となり、同じ職場で働き続けた場合よりも難易度が高いです。

更新申請だからと油断せず、新しい会社の事業内容説明書や雇用理由書を、新規申請と同様のレベルで丁寧に作成し、専門性を活かせる業務であることを積極的にアピールしましょう。

年収が大幅に下がった・副業をしている場合

前回の更新時と比較して、年収が大幅に下がってしまった場合、日本で自立した生活が送れないのではないかと不安視されがちです。目安は年収300万円程度とされ、一時的にこれを下回る場合でも「育児のための時短勤務」など、納得感のある説明が必須です。

また、副業をしている場合は不法就労のリスクに要注意です。就労ビザは原則として指定された範囲内の活動しか認められていません。許可の範囲を超えてネットビジネスで収入を得たりしていると、更新が不許可になる可能性が極めて高いです。

現在の就労ビザの範囲内で副業をおこなっている場合も、契約から14日以内に入管へ「契約機関に関する届出」を提出する義務があります。副業が認められた活動範囲ないか、届出の義務を果たしているかを再確認し、不安な点がある場合は行政書士に相談しましょう。

交通違反や資格外活動違反、税金の滞納がある場合

重大な犯罪を犯していなくても、素行に問題があると判断されて更新が難しくなるケースがあります。駐車禁止違反やスピード違反などの軽微な交通違反を繰り返している場合、ルールを守る意識が低いとみなされます。反則金を納めていない状態であれば、まず更新は認められません。また、前述のとおり、税金や年金の滞納もマイナス要素です。

過去の違反歴や滞納歴を隠し通すことはできないため、納めるべきものは全て納めたうえで、違反や滞納が起きた原因と、今後は二度と繰り返さないという誓約を記した上申書を添えて提出しましょう。更生の余地があると判断され、許可をつなぎ止められる可能性があります。

難易度が高いケースでは、専門家のアドバイスを受けながら補足資料を作成するのがおすすめです。在留期間中に不安要素がある場合は、ai行政書士法人へお気軽にご相談ください。

更新申請でよくある質問（Q&A）

就労ビザ更新の手続きについて、よくある質問とその回答を示します。更新申請の参考にしてください。

申請中に在留期限が切れてしまったらどうなる？

在留期限までに申請が正式に受理された場合、在留期限から最大2ヵ月間は現在の在留資格が引き続き有効とみなされ、日本に滞在して仕事を続けられます。

ただし、在留カードを提示した際に、カードの有効期限切れを指摘される可能性がある点に注意が必要です。在留カードの裏面の「申請中」スタンプや、オンライン申請の受領完了メールの控えを提示することで、合法的に滞在していることを証明しましょう。

特例期間中にどうしても出国しなければならない場合は、再入国許可申請をして出国できますが、海外にいる間に不許可の通知が届いた場合は日本に再入国できません。特別な理由がない限り、結果が出るまでは日本国内で待機するのが安全な過ごし方です。

不許可の通知が届いた場合、再申請はできる？

もし不許可の通知が届いても、通常は特定活動（出国準備期間）という30日間の猶予期間が与えられます。この期間内に再申請することで、許可が得られる可能性もあります。不許可の通知を受けたらすぐに最寄りの入管へ足を運び、審査官から不許可の理由を聞きましょう。

不許可の理由が「書類不備」や「説明不足」の場合、補完資料を準備して許可が得られる可能性は十分にあります。しかし、理由が「学歴と業務の不一致」など、基準にまったく届いていない場合は、再申請しても結果を覆すのは困難です。

再申請の準備を万全に整えるため、不許可の理由を聞きに行く際は行政書士などの専門家に同行してもらうことを強くおすすめします。

行政書士に依頼した方がコストパフォーマンスがいい？

就労ビザの更新申請を専門の行政書士に依頼した場合、報酬の相場は3〜5万円程度です。高いと感じるかもしれませんが、自分で申請して不許可となり、日本での仕事を失うことになれば、その損失は数十万〜数百万円にも及びます。

プロは入管の最新の審査傾向を熟知しており、不許可になりそうなポイントを見つけて事前に対策を講じてくれます。また、書類作成だけでなく、提出や入管とのやりとりも代行してもらえるため、忙しい方も仕事に集中できます。

不安要素がある方や、申請の手間をできるだけ少なくしたい方にとっては、行政書士への依頼はコストパフォーマンスが高いと言えるでしょう。

まとめ

就労ビザの更新申請は、単なる期限の延長手続きではなく、これまでの活動実績をもとに日本での信頼をあらためて証明する大切な機会です。2026年以降は手数料改定や審査の厳格化も進んでいるため、常に最新情報を把握し、期限の3ヵ月前から余裕をもって準備を進めましょう。

不安要素がある場合は、公式に示されている書類に加えて補足資料を添えることで許可の可能性を高められます。日本でのキャリアを守るために、少しでも不安がある場合は行政書士への相談をおすすめします。

ai行政書士法人では、就労ビザ更新についてのご相談を受け付けています。まずはお気軽にご相談ください。