在留カード更新の必要書類リストと許可率を上げるポイント

在留カードの更新手続き（在留期間更新許可申請）には、たくさんの書類が必要です。実は、出入国在留管理庁のWebサイトに記載されている書類を準備するだけでは不十分なケースが多々あります。自分の状況で何が本当に必要なのかを判断するのは容易ではありません。

本記事では、在留資格に詳しい行政書士の視点から、申請の必要書類と準備のコツを解説します。最後まで読むことで不許可のリスクを抑え、スムーズに申請の準備を進められるでしょう。

在留カード更新（在留期間更新許可申請）の基本概要

在留期間更新許可申請は、現在の在留資格の期限を延長する手続きです。日本に引き続き滞在したい場合、この手続きを怠ると不法残留（オーバーステイ）となり、最悪の場合は強制退去や今後の再入国禁止といった厳しい処分が下されます。まずは申請のタイミングと、万が一の際の救済ルールについて正しく理解しましょう。

申請時期は満了日の3ヵ月前から

在留期間の更新申請は、在留期限が満了する日の3ヵ月前から受付開始です。たとえば満了日が10月1日の場合は7月1日から申請ができます。

海外の公的な証明書が必要な場合や、勤務先の決算時期と重なり書類発行に時間がかかる場合は、予想以上に準備に日数を要することがあります。期限が切れる直前になって慌てないよう、余裕をもって準備を始め、申請時期になったらすぐに申請書を提出するのがおすすめです。

更新手続きを忘れた場合のリスクと特例期間

在留期限までに更新申請を完了させましょう。申請をしないまま、在留期限を1日でも過ぎてしまうと不法残留です。

期限内に申請書が受理されていれば、もし審査結果が出る前に在留期限が切れてしまっても、期限から最大2ヵ月間は合法的に日本に滞在できる特例期間が適用されます。

理論上は期限当日に申請しても救済されますが、過信は禁物です。提出書類に不備があって不受理となった場合、申請が受理されていないため特例期間が適用されず、日本に滞在できなくなるリスクがあります。

特例期間中は、在留カード裏面の「申請中」スタンプや、オンライン申請の受領通知が合法的な滞在を示す証拠となります。在留カードと一緒に携帯しましょう。

【全在留資格共通】必ず準備すべき基本書類

在留資格の種類にかかわらず、全ての方が共通して用意する書類について解説します。これらの基本書類は申請の入場券のようなもので、不足していると申請そのものを受け付けてもらえません。まずは以下の書類を不備なくそろえましょう。

1. 在留期間更新許可申請書（証明写真貼付）

申請書は出入国在留管理庁のWebサイトからダウンロードできます。在留資格ごとに様式が異なる点に注意しましょう。

証明写真の規格は縦4cm×横3cmです。更新後の在留カードの写真となるため、3ヵ月以内に撮影したもので、帽子やサングラスなし、背景なし、正面を向いて鮮明であることなど条件が厳しく定められています。

過去の申請と同じ写真を使い回したり、スマートフォンの自撮りで影が入っていたりすると、不備として差し戻される可能性が高いです。

また、申請書に記載する「申請人（本人）」の住所や電話番号、勤務先情報は、必ず最新の情報を正確に記入しましょう。過去の違反歴の有無は隠し通せません。嘘を書くと虚偽申請とみなされ、即不許可の原因となります。慎重に記入を進めましょう。

参考：在留期間更新許可申請 | 出入国在留管理庁

2. パスポートおよび現在の在留カード

申請の際、パスポートと現在もっている在留カードの提示（オンラインの場合は情報の入力）が必要です。パスポート自体の有効期限が切れていても申請は受理されますが、パスポートの更新手続きを並行しておこなっていることを説明する必要があります。

注意したいのは在留カードの裏面です。引越しをしたのに住所変更の届出をしていない場合、更新申請の前にまず市区町村役場で住所変更を完了させましょう。本来は変更から14日以内の届出義務があります。放置したまま更新申請をおこなうと審査に悪影響を及ぼすため、早急に届出を済ませましょう。

また、現在の在留カードそのものの汚れや破損がひどく本人確認に支障がある場合、更新の前に現在のカードの再交付手続きを求められることがあります。身分を証明する重要書類のため、きれいな状態で保管しましょう。

3. 手数料納付書（収入印紙4,000円分）

手数料は更新が許可され、新しい在留カードを受けとる際に支払います。2025年4月の改定により、窓口申請の場合は6,000円、オンライン申請の場合は5,500円です。2027年度中をめどに、さらに3~4万円に改定が検討されています。

窓口でカードを受けとる場合、収入印紙は郵便局や入管局内の売店で購入し、納付書に貼り付けます。オンライン申請の場合はクレジットカードでの支払いも選べます。

なお、万が一不許可となった場合は手数料はかかりません。改定により手数料負担が大きくなることが予想されるため、事前に確認して準備しておきましょう。

4. オンライン申請に必要なマイナンバーカード等

個人によるオンライン申請にはマイナンバーカードが必須です。申請前に、カード自体の有効期限だけでなく、内部の署名用電子証明書が有効であることを確認しましょう。暗証番号を3回間違えるとロックがかかり、市区町村役場での再設定が必要になります。

ICカードリーダーまたはマイナンバーカードの読みとりに対応しているスマートフォンが必要です。システム利用のための利用者IDの発行には数日かかることもあります。申請当日に初めてログインを試みるのではなく、事前に環境を整えておくことが重要です。

申請の手間を省きたい場合は、取次申請ができる行政書士に依頼するのもひとつの方法です。

【ケース別】在留資格ごとに求められる追加提出書類

基本書類に加え、在留資格ごとに日本での活動実態を証明するための書類が求められます。ここでは特に利用者の多い4つの資格について、実務上のポイントを詳しく解説します。

就労ビザ（技術・人文知識・国際業務など）の場合

就労ビザの更新で重視されるのは「現在の業務内容がビザで認められた活動範囲内か」と「継続して安定した収入が得られているか」です。

会社の規模（カテゴリー）によって、提出書類が大きく異なります。カテゴリー1・2（上場企業など）の場合は、会社自体に一定の信頼があるため提出書類は少ないです。

一方、多くの中小企業などが該当するカテゴリー3や、新設会社などのカテゴリー4は、直近の決算書や前年分の「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」の控えも必要になります。

赤字決算の場合は、今後の事業継続の見通しを記した事業計画書を準備し、雇用が継続できることを示しましょう。

参考：在留資格「技術・人文知識・国際業務」 | 出入国在留管理庁

日本人の配偶者等の場合

配偶者ビザの審査ポイントは、婚姻の実体（本当に一緒に暮らしているか）と世帯の経済的安定性です。主な必要書類は以下のとおりです。

• 配偶者（日本人）の方の戸籍謄本（婚姻の事実が記載されているもの） 
• 世帯を支える方の直近1年分の住民税の課税証明書と納税証明書
• 配偶者（日本人）の身元保証書
• 配偶者（日本人）の世帯全員の記載のある住民票の写し

「別居している」「収入が極端に少ない」「税金に未納がある」といった場合は、リストにある書類だけでは不十分です。たとえば仕事の都合で別居しているなら、理由を説明する書類や、頻繁に連絡を取り合っている証拠を添える必要があります。

夫婦のプライバシーに関わる部分でもありますが、審査官に疑念を抱かせないよう実態を証明する努力が許可への近道です。

参考：在留資格「日本人の配偶者等」 | 出入国在留管理庁

家族滞在ビザの場合

家族滞在ビザ（就労ビザなどで滞在する方の家族）の場合、扶養する方の経済力と家族関係の維持が大切です。具体的には、以下のような書類が必要です。

• 申請人と扶養者との身分関係を証する文書（戸籍謄本など）
• 扶養者の在留カードまたはパスポートの写し
• 扶養者の在職証明書または営業許可書の写しなど職業がわかる証明書　

家族滞在ビザで資格外活動許可を得てアルバイトをしている場合、週28時間の制限を超えて働いている形跡があると、更新が難しくなります。18歳以上の子が更新する場合、引き続き扶養を受けている実態があるか、就職して別のビザへ変更すべき段階ではないかといった点も精査されます。

参考：在留資格「家族滞在」 | 出入国在留管理庁

経営・管理ビザの場合

経営・管理ビザは更新の難易度が高く、準備すべき書類が多いのが特徴です。多くの中小企業が属するカテゴリー3の場合、リストアップされているだけでも以下のような多くの書類が求められます。

• 直近の年度の決算文書の写し
• 法人の登記事項証明書の写し（法人の場合）
• 事業を営むために必要な許認可の取得をしていることを証明する書類
• 常勤の従業員がいることを証明する書類
• 日本語能力を明らかにする資料
• 事業の経営・管理に関する活動内容を説明する文書
• 住民税の課税証明書・納税証明書
• 労働保険・社会保険の加入と納付を証明する書類
• 源泉所得税や法人税、消費税などの国税の納税証明書
• 住民税と事業税の納税証明書

さらに、赤字の場合や直近の売上高が極端に低い場合、公認会計士や税理士による「事業の継続性に関する評価書」などの補足資料を提出します。単に書類を全種類そろえるだけでなく、数字の裏付けをもって今後も経営を存続し、自分自身の収入が得られることを証明することが重要です。

顧問税理士と連携し、経営の安定性をアピールできる資料を作成することで、長期（3年・5年）の在留期間が認められる可能性が高まります。

参考：在留資格「経営・管理」 | 出入国在留管理庁

役所や勤務先で取得する書類の注意点

役所や勤務先で書類を取得する際は、書類の種類だけでなく、対象期間や有効期限などにも注意が必要です。

住民税の課税証明書と納税証明書の違い

課税証明書や納税証明書は、「年度」と「年分」の混同や書類名の取り違えに注意しましょう。

課税証明書、1年間にいくら稼ぎ、いくら税金がかかったかを証明する書類です。一方、納税証明書は、確定した税金を実際にいくら支払ったかを証明する書類です。安定した収入があることと、納税義務を果たしていることの両方を確認するため、通常は両方の提出を求められます。

役所の窓口では「在留期間の更新申請で使うため、1年間の収入と未納がないことがわかる両方の証明書をください」と伝え、取得もれがないようにしましょう。基本的には、申請時点で取得できる最新の証明書を取得すれば問題ありません。

発行から3ヵ月以内の有効期限を守る

提出する公的書類（住民票、戸籍謄本、課税・納税証明書など）は、全て発行日から3ヵ月以内のものが必要です。早めに準備して半年前の書類を提出しても、受け付けてもらえません。

本国から郵送で取り寄せる書類は時間がかかるため早めに着手すべきですが、日本の役所で取得できる書類は、逆に早すぎると有効期限切れのリスクがあります。効率的な順番としては、先に勤務先に在職証明書や源泉徴収票の発行を依頼し、それらが手元に届くタイミングで証明書などを取得するのがおすすめです。

勤務先から発行してもらう在職証明書の記載内容

会社に作成を依頼する在職証明書では、単に在籍していることだけでなく、現在の仕事がビザで認められた活動の範囲内であることも確認されます。入社年月日、職種、具体的な業務内容、給与額が明記されていることが望ましいです。

特に、更新前に職種が変わった場合、変更後の業務内容も現在のビザの範囲内であることを説明する必要があります。業務内容を具体的に記載するよう、担当者に依頼しましょう。会社に決まったフォーマットがない場合は、必要事項を提示するとスムーズです。

行政書士に手続きを依頼すると、書類作成だけでなく、公的書類の取得も代行してもらえます。自分で準備するのが不安な方は、ぜひai行政書士法人へお問い合わせください。

書類不備で不許可・追加資料になる5つの典型例と対策

自力で申請する場合、書類をそろえたつもりでも書類不備を指摘される場合が多いのが実際のところです。失敗しやすいポイントを確認し、審査の遅延や不許可リスクを減らしましょう。

課税・納税証明書の年度ミス

令和8年度の課税証明書には、令和7年分（令和7年1月〜12月）の所得が記載されます。証明書の「年度」と「年分（いつの収入か）」には1年のズレがある点に注意しましょう。

前年中の収入や、前年中の所得に基づく税額の証明書が発行できるのは、例年5〜6月ころからです。申請日時点で取得できる最新のものを用意すれば問題ありません。

また、最新年度分の納税証明書を取得した際、まだ納期限が来ていない分は未納と記載されることがあります。しかし、納期未到来分の税額について滞納とみなされることはないため、安心して提出しましょう。

写真の規格外

申請書に貼る写真は、新しい在留カードの写真として使われます。証明写真を切って貼る場合は、縦4cm×横3cmの規格を満たすようにていねいに切りましょう。裏面に氏名を記入した上で、のりがはみ出さないよう注意し、枠内にまっすぐ貼ることが、きれいに仕上げるコツです。

背景に色がついている、眼鏡のフレームが目に重なっている、顔に強い影があるといった写真は、入管の自動読み取りシステムでエラーになります。また、パスポートや現在の在留カードと同じ写真は認められません。

最近増えているのが、スマートフォンで自撮りした写真の加工です。美肌加工などが強すぎると本人確認資料として使えないため、再提出を求められることがあるため注意しましょう。

申請書と添付書類の矛盾

申請書に書いた内容が、添付した公的な証明書と食い違っている場合、意図的でなくても虚偽申請を疑われるリスクがあります。申請書を記載する前に証明書類をそろえ、手元に置いて確認しながら転記しましょう。

提出書類が多く、書類全体の整合性を自分で確認するのは難しいものです。不安な場合は行政書士などの専門家に相談するとよいでしょう。

理由書の不足

転職をした、収入が減った、離婚した、といった大きな変化がある場合、審査官は「この人は今後日本で安定して暮らせるのか？」と不安を感じます。

出入国在留管理庁のWebサイトには「理由書が必要」と書いていないケースも多いですが、実務上、状況に大きな変化がある場合は理由書なしでの許可は難しいのが現実です。

求められなくても申請時点で理由書を添え、背景や今後の見通しを丁寧に説明すると審査官の理解を得やすいでしょう。

公的書類の有効期限切れ

3ヵ月の有効期限を1日でも過ぎた公的書類は、原則として受理されません。オンライン申請の場合は書類をアップロードできてしまいますが、審査で必ずチェックされて再提出を求められます。

二度手間になるだけでなく、審査期間が大幅に延びる可能性があるため、提出前に全ての書類の発行日を確認しましょう。

不安要素がある場合のリカバリーポイント

全ての方が順風満帆に更新時期を迎えられるわけではありません。不安要素がある場合は、状況に応じた補足資料を準備し、最初の申請書提出時点で説明を尽くすことが大切です。

転職した場合｜新しい会社の情報と雇用理由書が重要

前回の更新時から勤務先が変わっている場合、新しい会社での仕事がビザの活動範囲内かを審査されます。実質的に新規申請に近い厳しさと言えるでしょう。

会社が用意する書類は会社が属するカテゴリーによって異なり、上場企業などは少なく、逆に中小企業は多くなります。現在の業務内容だけでなく、会社そのものが安定して経営していることの証明が必要です。

また、なぜ前の会社を辞め、今の会社でどのような専門性を発揮しているのかを、審査基準に沿って説明しましょう。転職後の職種が以前と少しでも異なる場合、学校での専攻との関連性を再度証明し直す必要があります。

万が一、仕事の内容がビザの範囲外と判断されると、更新が不許可となるリスクが高いです。転職後の初更新は、行政書士などのプロに理由書の添削を依頼することをおすすめします。

離婚・死別した場合｜定住者ビザ等への変更検討と経緯説明

「日本人の配偶者等」のビザをもっていて離婚した場合、そのままの資格で更新することはできません。離婚から14日以内に入管へ届出を行い、在留期限が来る前に「定住者」や「就労ビザ」などへの変更申請をおこないましょう。

日本での滞在期間が長く生活基盤がある、日本人の実子を養育しているといった事情があれば「定住者」への変更が認められる可能性があります。定住者のビザ申請には、これまでの結婚生活の経緯や、離婚に至ったやむを得ない事情、今後の日本での生活計画を詳細に記した申述書が必要です。

独断で進めず、まずは早急に専門家へ相談し、日本での生活を続けるための戦略を立てましょう。

低所得（住民税非課税）の場合｜生活の安定性を証明する補足資料

年収が200万円を下回るなど低所得の場合、公共の負担（生活保護など）になるのではないかと懸念され、更新が不利になります。しかし、一時的な病気や介護、あるいはキャリアアップのための転職期間中の減収などであれば、補足資料により許可される可能性があります。

たとえば、十分な額の預貯金通帳のコピー、親族からの送金証明、あるいは固定費が低いこと（社宅住まいや実家暮らし）を証明する賃貸借契約書などを添えて、経済的な安定性を多角的に証明しましょう。

お金がないから更新できないと諦める前に、現状の資産やサポート体制を全て可視化して審査官に提示することが重要です。

税金・年金を滞納している場合｜完納後の申請と反省文の添付

税金や社会保険料の滞納や納付遅延は、更新審査において重いマイナス評価となります。未納がある場合、申請前に完納した上で、滞納してしまった事情と二度と滞納しないための対策を記した理由書を提出します。

完納せずに申請しても不許可となる可能性が高いため、まずは支払うことが最優先です。支払った際の領収証書を保管しておきましょう。

オンライン申請と窓口申請どちらがおすすめ？

2026年現在、手続きの選択肢は窓口申請とオンライン申請の2つがあります。どちらを選ぶべきか、それぞれの特徴を比較して判断しましょう。

手続きの流れとメリット・デメリット比較表

結論から言えば、マイナンバーカードを持っているならオンライン申請が圧倒的に便利です。

オンライン申請は、一度登録を済ませれば次回以降もスムーズに利用でき、何より待ち時間がありません。一方で操作やスキャンの手間があるため、自信がない方は窓口へ行くか、行政書士に代理申請を依頼するのが無難です。

オンライン申請特有の準備

オンライン申請では、紙の書類を全てデータ化する必要があります。書類はPDF形式、顔写真はJPEG形式で準備しましょう。

スキャンした書類の文字がぼやけて読めない場合、不備として再提出を求められ、かえって時間がかかります。提出前に全てのデータをチェックしましょう。

スマートフォンのスキャンアプリを使用する場合は、明るい場所で歪みがないように撮影し、ファイル名をわかりやすくリネームしておくとスムーズな受理につながります。

【重要】期限当日はオンライン申請できない

オンライン申請を利用する場合、期限当日のトラブルに注意しましょう。

システムメンテナンスで深夜に動かなくなったり、利用者登録の承認（通常、即日〜数日）が間に合わなかったりするリスクがあります。

入管窓口であれば期限当日の受付時間内に行けば受理されますが、オンラインは予期せぬエラーで送信完了ボタンが押せなければ期限切れです。

オンライン申請は24時間可能ではあるものの、期限当日に駆け込める場所ではありません。期限の1週間前には送信完了しておくと安心です。

在留カード更新の必要書類に関するよくある質問

最後に、更新手続きの際によくある質問とその回答を紹介します。

Q. 申請中に在留期限が過ぎてしまったらどうなる？

申請が期限内に受理されていれば、特例期間となるため問題ありません。在留カードの裏面に押される「在留期間更新許可申請中」というスタンプが不法残留ではない証明になります。オンライン申請の場合はメール通知がスタンプの代わりです。

特例期間中は、これまでどおり働くことも生活することも可能です。とはいえ、追加資料の提出指示が来た際にも特例期間内に対応できるよう、早めの申請が鉄則です。

Q. 会社が源泉徴収票や決算書を出してくれないとどうなる？

会社には従業員のビザ更新をサポートする義務がありますが、経営状況を知られたくないなどの理由で決算書を渡してくれないケースがあります。

会社の担当者に入管の住所と担当部署を伝え、直接郵送してもらいましょう。会社のプライバシーを守りつつ、更新申請に支障が出ない方法です。

Q. 収入が低くても更新は許可される？

収入が低くても、生活が維持できる客観的な根拠があれば許可される可能性は十分にあります。

たとえば、家賃のかからない社宅住まいである、親族からの定期的な送金がある、資格取得により昇給の見込みがあるなど、事情を理由書で丁寧に説明しましょう。

入管は、生活保護などの日本の公的資金に頼らざるを得なくなることを懸念します。現在の貯蓄状況や将来のキャリアパスを明示し、自立して生活できることを証明することが大切です。

まとめ

在留カードの更新に必要なのは、出入国管理庁のWebサイトに記載されている書類だけではありません。個別の状況に合わせた理由書など、適切な書類の組み合わせを判断するには専門知識が必要です。

書類の準備に不安がある方、仕事が忙しくて入管に行く時間がない方、3年や5年といった長い在留期間を取得したい方、行政書士などの専門家への相談を検討しましょう。

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